10 tips para tu evento Rotaract

10 tips para tener un evento Rotaract regio

Este escrito más que ser un artículo, puede entenderse como una guía para la planeación y ejecución de los eventos Rotaract, es tan abierto que puedes usarla para eventos internos de tu club, zonales, distritales o multidistritales.

Los eventos Rotarios hacen parte de esa magia Rotaria que hace que cada día estemos más enamorados de esta organización, ofrecer eventos bien pensados y de calidad hacen más grandes nuestros clubes, pues bueno he aquí una guía básica de como poder planear tu próximo evento.

Instalaciones

Las instalaciones es uno de los puntos críticos en un evento, si bien todos somos amigos y nos conocemos muy bien, representa un gran reto para los organizadores encontrar un sitio indicado y al precio que buscamos para realizar nuestro evento.

El lugar en lo posible debe tener un salón de conferencias con ayudas audiovisuales y si es en tierra caliente aire acondicionado o sistema de ventilación, habitaciones cómodas, cama para cada uno de los participantes, es muy importante definir el cupo del evento y los topes máximos en cada uno de los espacios, zona de recreación, parqueaderos, cocina y una buena muy buena batería de baños.

Es recomendable realicen una o varias visitas al sitio antes del evento para que verifiques que cuenta con los espacios necesarios del cronograma de tu evento.

Alimentación

Garantizar una buena y variada alimentación le dará un plus a tu evento, además de ser necesaria por la cantidad de actividades que se tienen dentro de un evento es la fuente de energía de las personas. Es fundamental garantizar todo tipo de alimentos para los participantes cuidando sus dietas, alergias o si prefieren otro tipo de comida (vegetariana, vegana, kosher, etc.)

Conferencias

En el pasado era un tema al que no le dábamos tanta importancia, hoy en día es el eje central de los eventos. Es indispensable gestionar conferencias, capacitaciones y/o talleres que lleven un mensaje relevante para los asistentes. La capacitación en Rotary es uno de sus pilares más fundamentales, nosotros como voluntarios trabajamos diferentes aspectos de las comunidades y debemos estar preparados para ello. Debes buscar información variada y de interés general que aporte a los socios y a los clubes.

Fiestas

Las integraciones son un espacio que todos esperamos en los eventos, es el momento en que dejamos el glamour de lado y nos dedicamos a celebrar la amistad y a divertirnos, por eso busca temáticas interesantes que motiven a los socios y que les den razones para unirse en sus clubes y participar activamente de ellas, además asegúrate de que la fiesta sea inolvidable, decora y ambienta el lugar para que la temática sea el eje central de la fiesta y los asistentes así los sientan.

Detalles

Busca detalles que marquen la diferencia y que las personas que asisten al evento quieran volver a usar o portar. La fina coquetería le dará a tu evento millones de comentarios positivos. Busca que los detalles lleven la marca de Rotaract, así los socios van a llevarlos en viajes y futuros eventos, si tienen el logo del evento seguramente los guardarán como cualquier otro suvenir.

Encuentra el momento indicado para entregar cada detalle, busca darle valor a cada suvenir que vas a enterar. No es la cantidad o el tamaño lo que más importa, es el valor que tiene cada uno.

Logística

Desde el momento en que le designen a tu club un evento busca una persona que se lidere completamente el evento (no es necesario que tenga la experiencia o que lleve años en Rotary, muchas veces son los nuevos socios quienes más aportan en los eventos) esta persona debe liderar con un comité todos los avances.

Define un cronograma desde el día que inician hasta el cierre del evento, esto te ayuda a tener un control en el desarrollo del mismo.

Limita las decisiones básicas al comité del evento y solo lleva las estrictamente necesarias y muy importantes a la asamblea del club, muchas veces el decidir todos sobre todo dificulta muchas gestiones del evento.

Acercándose el evento designen dentro del club comités, funciones y responsabilidades para cada uno de los socios del club, desde atender a los conferencistas, responsables de las fiestas, servir refrigerios, hasta asignar las habitaciones.

En lo posible busca tener el lugar del evento un día antes, esto ayudara a que organicen toda la logística general con tiempo y no tengas que correr el día del evento con eventualidades.

Ya en el evento establezcan una "sala de operaciones", puede ser una habitación, salón o cuarto donde el club organizador tendrá todo el material del evento y desde donde se manejará la logística general, además usa este lugar para "lavar los trapitos sucios" no dejes una mala imagen de tu club con los asistentes, todas las dificultades trátalas internamente en este lugar.

Publicidad

Tener una imagen oficial y piezas publicitarias llamativas, te hará más fácil el trabajo. Trabaja con las emociones, ataca los puntos más débiles y muestro lo que las personas quieren ver, pero siempre con la verdad, son la clave para que tu evento se venda solo.

Comparte la imagen, crea un evento en Facebook, define padrinos, visita a los clubes, muestra los perfiles de los conferencistas, en general vende tu evento.

Pagos

Para los pagos es muy importante que desarrolles una estrategia para hacer más fácil el pago del cupo de los participantes, encuentra una plataforma adecuada para evitar gastos de transacciones que aumento el costo de los socios.

Plantea métodos de pago o descuentos y promociones para hacer más llamativo el evento y adelantar las inscripciones, ten presente los comprobantes de pago y el formulario de inscripción para agilizar el proceso.

Patrocinios

Una cosa que debes tener muy claro es que el éxito de los eventos Rotaract esta medido por la gestión que logres desde tu club, recuerda que la ejecución del presupuesto debe ser 100 de 100, cada detalle o actividad que tenga adicional tu evento será un plus del mismo.

Habla con tus Rotarios, con familiares o amigos que tengan la posibilidad de patrocinar tu evento y bríndales oportunidades para que su empresa tanga un espacio en el evento y su ayuda sea reconocida por los asistentes.

Protocolo

Recuerda que dentro de Rotary tenemos unos protocolos que le dan un valor agregado a nuestros encuentros, respeta y dale el espacio a estos protocolos, ellos marcan la identidad de nuestra organización y son la forma de diferenciarnos de otras organizaciones.

Espero que esta guía sea un soporte para la organización de próximos eventos, recuerda en Rotary nada está escrito en piedra que no pueda ser modificado, cada estamos aprendiendo más de nuestra organización y cualquier cosa que hagas diferente es bienvenido.

Éxitos y recuerda que semana tras semana, día a día, Rotary marca la diferencia.